第一章　总　则

第一条　为加强泰安市国土资源局文书档案管理，有效保护和利用文书档案，实现文书档案管理规范化，根据国家档案局颁发的《国家档案法》和《山东省档案管理办法》等有关规定，制定本办法。

第二条　泰安市国土资源局文书档案是指泰安市国土资源局在政治和公务活动中形成的主要由政工文书和公务文书构成的档案，如各种公文、签报、简报等文字材料。文书档案是泰安市国土资源局档案的重要组成部分。

第三条　泰安市国土资源局各科室在工作中形成的文书档案由档案室集中管理。档案室按照统一、分级和归档管理的原则和有关文件归档制度，组织收集、整理文书档案，并对业务科室文书档案的日常归档和定期移交工作给予指导、监督和检查。

第四条　文书档案工作实行纸质文书档案与电子文书档案双轨制管理，并逐步将原保存的纸质档案备份为电子档案。

第五条　加强对文书档案管理工作的指导，文书档案材料收集齐全，归档及时，整齐有序，利用方便，严防丢失和泄密。

第二章　文书档案的归档范围

第六条　泰安市国土资源局文书档案的归档范围为：

（一）上级机关的文件材料

1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。

2.上级机关颁发的属于国土资源管理工作范畴或涉及相关工作内容的命令、决定、决议、条例、规定、通知等文件，以及需要泰安市国土资源局贯彻执行的普发性政策法规文件。

3.党和国家领导人、人大代表、上级机关领导等视察、检查泰安市国土资源局工作时的重要讲话、指示、批示、题词等文字材料。

4.代上级机关草拟并被采用的文件的草稿和印本。

5.上级机关转发、批转、批复本机关的文件。

（二）本机关的文件材料

1.党委（组）会议、局长办公会议、局务会议、专题会议，各种工作会议、专业会议，局长办公会的会议记录、讲话、报告、总结、简报、汇报、纪要等文字材料以及会议讨论和参阅的材料。

2.向上级机关的请示、报告、汇报提纲等文件；下级机关的请示与本机关的批复文件；与不相隶属机关的公务往来文书等。

3.制定工作规则、制度、办法等其他规范性文件。

4.大事记、重要的值班日记、电话记录、周报。

5.领导的各种工作指示、批示及相关记录材料。

6.领导参加各种公务活动带回的与本机关工作有关但未经文书处理登记的文件材料。

7.印发的各种正式公文的签发件以及重要的修改稿。

8.机构合并、撤销、成立、改变领导关系的报告、规定及启用印章的通知等。

9.综合性报告、专题报告以及印发的先进经验、事迹材料等。

10.工作方案、总结、规划、计划。

11.检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料。

12.出国考察访问、参加国际会议等形成的重要文件。

13.机构设置、人员编制、干部任免、奖惩、职称评定、调资晋级和职工名册、工资名册、调动、离退休及干部奖惩等文件。

14.按有关规定应归档的死亡干部档案材料。

15.机关党委（支部）、纪检、监察等关于组织发展、党风廉政建设、处理违纪案件等文件。

16.机关党委（支部）、工会、团委、妇委会换届及其他重要工作形成的文件。

17.有关安全保卫、保密工作等方面的重要文件。

18.重要的人民来信来访的文件材料。

19.机关经费中的年度预算、决算、账簿、凭证和基建、房产、房改等文件。

20.各类统计报表、财产移交清册文件材料等。

21.主编的刊物、简报和各种汇编材料。

22.向下级单位征求意见的重要文件及上报的汇总材料。

23.与有关单位联合下达的指示、规定、办法、通知以及联合向上级的报告、请示。

24.与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。

25.国土研究重要成果等文件。

26.其他具有史料价值的文件资料。

（三）同级机关和非隶属机关的文件材料

1.其他机关颁发的需要国土部门执行的法规性文件。

2.有关业务机关对泰安市国土资源局工作检查形成的重要文件。

3.其他机关主办的与泰安市国土资源局的联合发文，经泰安市国土资源局会签的其他机关发文。

第七条：不反映国土工作情况，没有查考和利用价值的文件材料不归档，由各自管理保存。

第三章　归档文件的整理与归档

第八条　在工作中形成的文字材料，由档案室或文书形成部门依据文书档案的归档范围和文书档案保管期限表，按照《国家文书档案归档文件整理规则》（以下简称《归档文件整理规则》）进行整理归档。

第九条　归档文件的整理

（一）归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

归档文件一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册、会议材料等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。

（二）整理归档文件应遵循以下原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（三）整理归档文件质量要求：

1.归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

　　2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等符合档案保护要求。

　　（四）整理归档文件方法：

1.装订：归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后（如有公文办理说明，说明应附在正本之后，定稿之前）；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后；汉文本在前，少数民族文本在后。

2.分类：归档文件分类均按年度——机构（或问题）——保管期限进行分类。

（1）按年度分类：将文件按其形成的年度分类。

（2）按机构（或问题）分类：将文件按其形成部门或承办部门（或按问题）分类。

（3）按保管期限分类：将文件按划定的不同保管期限分类。

3.归档文件排列应在分类的基础上进行排列。

（1）不同年度的文件，按年度先后顺序排列。

（2）不同机构（或问题）的文件，按内设机构序列（或分类时问题间的顺序）排列。

（3）不同保管期限的文件，按永久、30年、10年的顺序分别排列。

（4）分类后最低一级类目中的文件，按事由或时间、重要程度等因素排列。会议文件、非诉讼案件材料、统计报表、简报、刊物等一般应分别排列在一起。

4.在归档文件首页上端的空白位置加盖归档章。归档章应包括以下基本要素：全宗号、年度、期限、盒号、件号、机构（问题），其中机构（问题）为选择项。

（1）全宗号：档案室给立档单位编制代号。

（2）年度：以4位阿拉伯数字标注文档形成的公元纪年。

（3）期限：标注归档文件保管期限的简称或代码。

（4）盒号：即本单位档案移交国家或地方档案馆时档案盒的排列顺序号。

（5）件号：同一保管期限内文档文件的排列顺序号。件号包括本单位档案室室编件号和移交国家或地方档案馆时的馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。

（6）机构（问题）：填写作为分类类目的机构（问题）名称或简称。

5.依据档案分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。归档文件目录包括以下基本要素：件号、责任者、文号、标题、日期、页数、备注。

（1）件号：本单位档案室室编件号。

（2）责任者：形成归档文件的单位或个人，即文件的发文机关或署名者。

（3）文号：归档文件的发文字号。

（4）标题：归档文件的标题。

（5）日期：以8位阿拉伯数字标注归档文件形成的年月日。

（6）页数：每一件归档文件的页数。

（7）备注：注释归档文件需要说明的情况。

归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4纸型。

归档文件目录应分年度、按不同保管期限装订成册，并编制归档文件目录封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等要素。其中全宗名称即立档单位的名称，应填写全称或规范化简称。

6.归档文件装盒。

（1）归档文件应按本单位档案室室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表。

（2）不同年度的文件不能装入同一盒内。不同保管期限的文件不能装入同一盒内。按机构分类时，不同机构形成的文件不能装入同一盒内。

（3）在档案盒盒脊或底边设置全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、起止件号、盒号。其中：年度应以大写汉字标注归入档案的年度；机构为选择项，应填写文件形成部门（问题）简称；保管期限，应分别填写“永久”、“30年”、“10年”；起止件号，填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接；盒号，即档案盒的排列顺序号，应用阿拉伯数字填写。填写档案盒盒脊项目时，字迹应工整，符合存档要求。

7.填写备考表。

备考表置于盒内文件之后。备考表要素包括：盒内归档文件情况说明、整理人、检查人和日期。

（1）盒内归档文件情况说明：本盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需说明的情况。

（2）整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

（3）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

（4）日期：检查人签署检查归档文件的日期。

第十条　归档

向档案室移交文书档案，可以采取集中归档或随时归档两种方式。集中归档是指文件办理完毕，按照《归档文件整理规则》进行整理后。随时归档是指每份文件办理完毕，按照《归档文件整理规则》整理后，即时送交档案室归档。

第十一条　向档案室移交的档案应包括的材料：归档文件、归档文件目录（一式两份）、归档文件整理说明。

第十二条：档案室对集中接收或及时接收的文书档案应逐件进行审核。审核的内容为：归档文件是否齐全完整，盒内文件之间是否保持历史联系，是否区分保存价值、分类整理文件与电子文件是否内容相符，档案实物与目录是否相符，档案盒书写是否规范等。对不符合归档要求的档案应要求业务部门及时采取措施重新整理。

第十三条　接收档案时，交接双方应依据档案移交目录清点核对，并在档案交接凭证上签字。档案交接凭证一式两份，双方各持一份备查。

第十四条　文件归档后，如又发现具有保存价值的文件，应及时进行整理，并向档案室补办归档手续。

第十五条　档案室应根据档案线索追收具有保存价值应归档而没有归档的文件材料。

第四章　文书档案的保管和统计

第十六条　档案室保管文书档案必须保证档案的完整与安全，摆放有序、查找方便。

第十七条　应根据需要和可能，购置专门的先进技术设备保管文书档案，不断改善文书档案的保管条件，逐步实现档案保管的现代化和科学化。

第十八条　文书档案的保管必须符合防盗、防火、防光、防尘、防污染、防潮、防鼠、防虫、防强光等要求。

第十九条　文书档案与其他门类档案共用一个库房的，应分柜保管。

第二十条　档案室应根据本单位文书档案的实际情况，按年度或按内容分类摆放文书档案，并绘制文书档案存放示意图；文书档案柜应标注指引卡，以便于查找。

第二十一条　档案室必须定期对文书档案保管状况进行检查，并作好检查记录。对破损或字迹失真的文书档案，应及时修补、复制或作其他技术处理。

第二十二条　对失效或废止文件的档案，档案室应及时加注标识，并注明该文件失效或废止的依据及起始日期。

第二十三条　档案室应建立文书档案全宗卷，全宗卷应包括本单位文书档案的整理说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗指南等材料。

第二十四条　文书档案的接受、移出、利用、销毁必须登记，并做好文书档案的定期统计。

第二十五条　档案室应按照档案法的规定准确编制文书档案工作情况统计年报，及时上报上级档案主管部门。

第五章　档案的利用

第二十六条　档案的利用是指档案的查询、借阅、复制等档案服务。

第二十七条　档案室工作人员要熟悉室藏档案情况，了解需要，做好档案服务的各项基础工作。

第二十八条　各单位档案室应充分利用档案信息资源，编制专题档案目录、查找工具书，专题卡片、索引等形式多样的检索工具；并进行档案编研工作，包括编制机关工作大事记、组织机构沿革、专题概要等。

第二十九条　档案室应建立文书档案利用制度，做到既方便利用又确保档案的完整与安全。

第三十条　查询纸质文书档案，必须办理借阅手续。查阅文书档案时，需填写《利用档案文件登记簿》办理借阅手续；查阅有关人事、案件处理等特殊档案，须经分管领导批准；查阅党委会议记录须经分管领导批准方可查阅，与国土业务有关的非机密、解密文件以及中央发至县级的文件，填写《利用档案文件登记》簿后借阅。

第三十一条　电子档案查询，依据《电子文件整理归档与电子文件管理办法》执行。

第三十二条　电话查询文书档案，档案室应问明对方单位、姓名、查阅目的。对本单位或其他机关的电话查询，只提供文件标题，不提供文件内容；如对方查阅文件内容，应到档案室办理借阅手续。

第三十三条　查阅文书档案实物时，档案原件不能借出档案室。特殊情况须经分管领导批准签字同意、办理登记手续后方可借出，并必须在3个工作日内归还。如确需延期借阅，须办理续借手续。

绝密档案原件只可查阅，不得借出。

第三十四条　查阅涉密档案或其他特殊档案，应在档案室指定地点阅读，并注意保密。

第三十五条　外单位查阅，须持有单位介绍信、个人身份证复印件，档案室可提供查阅服务。

第三十六条　未经本单位有关领导、档案室同意，任何单位或个人都无权对外公布本单位档案的有关内容。

第三十七条　科室因工作需要编辑出版档案材料须经分管领导的审批。

第三十八条　非密文书档案经档案室批准后可以复制；涉密（不含绝密）档案经分管领导批准可以复制，复制的涉密档案，利用人须视同涉密文件进行管理；绝密档案不得复制。

第三十九条　档案利用人对所借档案负安全、保密之责，不得遗失、泄密、污损，严禁涂改、勾画、拆散、抽换档案，严禁转借或将档案擅自带出机关；如不慎将档案资料丢失，经办人须写明情况，经借阅单位分管领导签字，交档案室备案，档案室要及时上报分管领导和保密部门，并视档案资料的重要程度，依据《中华人民共和国档案法》第五章第二十八条对相关责任人员进行处理。

第四十条　档案归还时，档案管理人员要逐张检查清点确保档案齐全完整。

第六章　档案的销毁与移交

第四十一条：档案室应根据《泰安市国土资源局文书档案保管期限表》，作为文书档案鉴定的依据。

第四十二条：档案室会同有关业务科室对已到保管期限的文书档案进行鉴定。鉴定文书档案工作须成立专门的档案鉴定小组，对超出保管期限并已失去保存价值的档案，由鉴定小组提出处理意见。对失去保存价值的档案，应编制销毁清册，经本单位分管领导审批后组织销毁。

第四十三条：销毁档案，档案室应与保卫、保密部门取得联系，并指派两人现场监销，以防档案遗失或泄密。监销人应在销毁清册上签字，确保待销毁档案不丢失、不泄密、不漏销。

档案销毁清册永久保存。

对已销毁的案卷，应在原归档文件目录有关条目的备注栏内注明“××××年销毁”字样，并在备考表中说明。

第四十四条：应按照《机关档案工作条例》第二十五条的规定向地方档案馆移交档案。

第四十五条：档案室应制定文书档案移交工作规程，严格移交手续。

第四十六条：向地方档案馆移交档案的目录清册和档案交接文据应予永久保存。

第四十七条：向地方档案馆移交档案后，档案室应及时调整室藏档案目录和档案柜架。

会计档案管理办法

第一条　为了加强会计档案管理，充分发挥会计档案在国土工作中的作用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》的规定，结合本局工作实际情况，特制定本办法。

第二条　会计档案是指各单位各项业务、财务活动中形成的凭证、帐簿、报表等应当归档保存的材料。它是记述和反映国土业务的重要史料和证据。因此，各级必须加强会计档案管理工作的领导，健全会计档案管理制度，确保会计档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

第三条　会计档案是国家档案的重要组成部分，是各单位的重要档案之一。会计档案工作由市局和地方档案室共同负责进行业务指导与检查。

第四条　财务装备科每年形成的传票、帐簿、报表等都应按照会计档案的归档要求，负责及时整理，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计财务档案，在会计年度终了后，可暂由本科室保管一年，期满之后，应当由会计部门编制移交清册交本综合档案室统一保管。会计部门和经办人必须按期将应当归档的会计财务档案，全部移交本局综合档案室，不得自封包保存。档案室必须按期点收，不得推诿拒绝。

第五条　档案室接收的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的应当会同原会计财务部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

第六条　对会计档案必须进行科学管理。要建立会计档案专用密集架，并建立会计档案保管登记簿。对应保存的会计档案，要装订成册，符合规格并分类整理，编号登记，定期进行清理鉴定，做到妥善保管，存放有序，查找方便，并做到“九防”要求，保证会计财务档案完整无缺。同时严格执行安全、保密制度，不得随意堆放，严防损毁、散失、泄密。

第七条　会计档案原则上一律不准外借，切实防止丢失和泄密。机关工作人员查阅会计档案，须经会计主管人员批准方可查阅，禁止在会计档案上涂画、拆封、抽换；公检法等执法部门处理案件需要查阅会计档案时，必须持有县以上主管部门的正式公文，经局长批准后方可查阅。查阅会计档案时，档案管理人员应有专人在场陪同，查阅人需要的证据和有关资料经分管局长同意后，可以抄录或复印，严禁将原件借走。

第八条　会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为三年、五年、十年、十五年、二十五年五类。

会计档案保管期满后，如认为有必要延长保管期，可以适当延长保存时间。

　　会计档案的保管期，从会计年度终了后的第一天算起。

综合档案室内只保存保管期限十五年以上的各类凭证、报表、帐簿，保管期限在十五年以下的由各业务部门自己保管。

第九条　会计档案应有专人负责管理，管理人员调动工作时须认真办理移交手续。

第十条　机构撤销、合并时会计档案应随单位的全部档案一并移交指定的单位，并按规定办理交接手续。

　　第十一条　会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案室提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，由县级以上的部门负责销毁，销毁时应注意保密和安全，并由指定专人负责监销，严防散失。销毁后，监销人员在销毁清册上签名盖章，连同销毁报告报上级备案。

电子文件整理、归档与电子文件管理办法

第一章　总　则

第一条　为了加强对电子档案的科学管理，充分发挥电子档案在工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与电子档案管理办法》的规定，结合本单位实际，特制定本办法。

第二条　电子文件是指能被计算机系统识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘、或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。

第三条　电子文件的管理由档案室统一负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

第二章　电子文件的收集

第四条　凡在工作中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件都应收集保存至综合档案室。主要包括：图像文件、图形文件、数据文件、文本文件、计算机程序、影像文件、声音文件、多媒体文件。

　　第五条　电子文件的收集要求：

　　（一）电子文件收集积累一般由文件形成部门负责，档案室负责监督和指导，以确保电子文件完整、系统。

　　（二）完善技术，加强管理，确保电子文件的原始、有效。保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系，并注明文件存储格式和属性。

（三）电子文件的收集积累应分散到日常工作中，随时做好登记工作，形成电子文件积累登记表（由封面和电子文件登记表组成，见附一）。登记表应同电子文件一起向档案室归档。登记工作由电子文件的形成部门承担，档案室负责监督指导。

（四）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体的形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

第六条　收集过程中应注意的问题：

　　（一）电子文件一旦定稿后，应设置为只读形式不允许再修改。

　　（二）多做备份，另处存放，防止出现意外，造成数据丢失。备份文件应脱离网络系统，独立存放。

（三）注意保管，避免因载体的损坏而使电子文件不可读。

第三章　电子文件整理

　　第七条　电子文件主要形成于两种工作过程：一是办公自动化系统即OA系统形成的电子文件，二是计算机辅助设计即CAD系统和计算机辅助制造系统即CAM系统中形成的为计算机系统只读处理的各种文件。

　　第八条　国家标准推荐电子文件的存储载体有光盘、磁带、硬盘等。禁止用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

第九条　电子文件整理归档同纸质文件整理原则基本一致，由电子文件的形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案室予以协助、指导。

　　第十条　电子文件整理方法：

　　（一）归档审查。由档案室根据单位的归档范围和保管期限表，对各部门拟归档的文件进行归档审查，审查确定该份文件是否归档，归档保管期限是否准确，归档文件纸质、电子形式是否一致，电子文件积累登记是否真实有效等。

（二）准备刻盘。将应归档的电子文件在计算机的硬盘设置一个子目录，将已审查通过的电子文件转移到该目录下。

（三）刻盘。电子文件存放到光盘上先设根目录，根目录下再设不同的子目录，子目录下还可再设子目录，分别管理不同类型不同类目的电子文件，最后在存储载体上形成了一个树形结构。每张光盘有一个根目录，根目录下有三类文件：

1.说明文件：文件名为README。一张光盘只有一个说明文件，存放有关本张光盘的各种信息。

2.类目表：文件名是CLASSIFY.LST。一张光盘只有一个类目表文件，存入有关档案分类的信息。

3.著录文件：文件名是DESCRIPT.DB。存放有关档案的著录信息。

　　4.设置两个电子文件子目录：一是电子文件子目录，子目录的名称为DATA，存放应归档的各种电子文件（图形文件、图像文件、数据文件、文本文件）；二是其他文件子目录，子目录名称为OTHERS。各种希望存入光盘的文件都可以作为其他文件存入光盘（通常是帮助显示浏览本光盘中电子文件的辅助性文件）。

光盘根目录

说明文件　类目表　著录文件　电子文件子目录　其他文件子目录

图形文件　图像文件　数据文件　文本文件　　 其他辅助文件

（四）光盘浏览。借助光盘浏览软件，浏览检查刻制的光盘是否符合标准，内容信息是否齐全有效。

（五）加封光盘标签。标签尺寸为64mm×40mm，填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软硬平台等内容。

（六）编制电子档案目录。著录一张光盘所存储的所有档案的内容与形式特征。

电子档案目录 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　光盘编号：
序号	代号	题名	电子档案名	密级	保管期限	备注

第四章　电子文件的归档

第十一条　电子文件的归档同纸质文件的归档的性质一样，都是由文件的形成科室向档案室移交应归档的文件，并履行交接手续，形成具有法律效力的文件即交接文件的过程。具体执行时，既要完成纸质文件的归档，又要进行电子文件的归档。在归档过程中，档案室处于主动地位，应根据归档制度，认真履职责，确保电子文件的原始性、有效性和齐全完整。具体包括两个过程：首先是归档审查过程。其次是履行手续过程。

第十二条　电子文件的保管期限的划分，参照《文书档案保管期限表》等。

第十三条　归档前应由文件形成科室对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案室。

　　第十四条　把带有归档标识的电子文件集中，拷贝到耐久性的载体上，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。

第十五条　将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上。原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。

　　第十六条　具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

第五章　电子档案的移交与保管

第十七条　档案室应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20%，合格率达到100%。

第十八条　检验内容：载体有无划痕、是否清洁；有无病毒；核实电子档案的完整性和有效性；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；将检验结果填入电子档案入库登记表。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。

　　第十九条　移交手续：验收合格后，档案室应当在档案入库登记表上签字盖章。入库登记表一式两份，一份交电子文件形成科室，一份自存。检验不合格的应退回形成科室，重新制作。

　　第二十条　保管要求：电子档案保管除应具备纸质档案管理要求外，还应符合下列条件：长期保存的电子档案，应存储在光盘上；归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层，载体立体存放，做到防尘、防变形；应注意保持良好的保管环境。环境温度保持在14—24℃之间，相对湿度保持在45%—60%之间；远离热源、酸碱等有害气体和强磁场；防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直射。

　　第二十一条　电子档案应每三年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝，如发现硬平台发生改变，则应及时转换。

　　第二十二条　档案信息的保管要慎之又慎，防止出现差错。为确保档案信息的安全有效，必须做好检测和维护工作，做到及时发现苗头，对问题立即改正，把损失降到最低限度，乃至不受损失。

　　第二十三条　设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，转换后原载体同时保留时间不少于三年；磁性载体上的电子档案，每四年转存一次，原载体同时保留时间不少于四年；定期检验结果应填入电子档案管理登记表。

第六章　电子档案的利用

第二十四条　电子档案提供利用的基本原则是：既要方便查阅利用，又要保证安全。

　　第二十五条　要建立电子档案数据库和电子管理系统，建立新的“利用规则”主要包括：

（一）电子档案应制作三套，一套封存，一套提供利用，一套异地保存。

（二）对需要控制使用的电子文件用密码技术、用户身份证技术等方式进行加密管理。

　　（三）尽可能地借助计算机网络提供档案信息，供利用者使用。

　　（四）提供利用时电子档案不可随意复制和传播。保密档案不得上互联网，只可在内部使用。

第七章　电子档案的鉴定销毁

第二十六条　电子档案的鉴定包括内容鉴定和技术鉴定两部分。

电子档案内容鉴定主要是对已到保管期限的电子档案进行鉴定，鉴定其是否仍有利用价值，是否具有继续保存的必要，决定是否将其销毁。

技术鉴定是对电子档案的各方面技术状况进行全面的检查，包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体性能的检测。一般来说，应从以下几个方面进行：可读性鉴定、可靠性鉴定、病毒鉴定、载体状况鉴定。

　　第二十七条　电子档案的销毁应在办理审批手续后方可实施。非密级档案可进行逻辑删除，属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

　　第二十八条　档案室应及时按年度对电子档案的保管、利用等情况进行统计。

　　第二十九条　科室合并或撤销时，档案材料应移交到档案室，不得带入接收科室，如接收科室需利用，可以到档案室查阅或复印。

文件材料归档制度

一、按照《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》和《泰安市国土资源局公文处理》规定为了提高公文质量，确保归档文件齐全完整，本单位工作活动中形成的具有保存价值的、不同门类、不同载体的文件材料，在公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时立卷、归档。任何人不得无故拒绝归档，国家规定不得归档的材料不得归档。个人不得保存应当归档的公文。

二、档案人员将应归档的不同门类、不同载体的文件材料，按归档范围及时进行收集，做到文件印件与定稿齐全；请示与批复齐全；正文与附件齐全；会议文件齐全；图纸与说明文件齐全；照片与底片齐全；帐簿与凭证齐全。

三、凡是应归档的文件材料，要求字迹工整、清晰，不得用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、彩笔等书写或签发文件。不符合要求者，应及时退回原科室返工复制，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷）要保证归档文件的齐全、完整，能正确反映本机关的主要情况，便于保管和利用，以确保质量。

四、本局印制的所有文件材料，由文书处理人员定期向综合档案室归档。

五、打印的所有会议材料，会议结束后由文书处理人员负责向档案室归档。

六、各科室办理完毕的应归档的文书材料由各科室文书档案人员于次年第一季度向本局综合档案室归档。

七、各科室应归档的文件材料，应在下一年度的第一季度完成整理工作，送交综合档案室并办理移交手续，双方应按照移交目录逐件清点核对，验收合格后，双方签字交接。

八、参加上级召开的会议材料及领导讲话材料，由负责文件的人员向综合档案室归档。

九、党委文件、大事记，应当归档的密电，由文书处理人员于次年第一季度向综合档案室归档。

十、中共中央、国务院、省委、省府、市委、市府及其他有关部门的机要文件，由文书处理人员按规定清退后，剩余的交综合档案室归档。

十一、收集上年度文件材料的立卷、归档工作，一般应于次年第一季度全部完成；照片档案应在一个会议、一次活动后随时归档，最迟不能超过次年第一季度；会计档案在财务科保存一年后向综合档案室移交，并按要求办理交接手续。

十二、本局工作中产生的应归档的其他门类和载体的文件材料，按照档案管理归档范围有关规定分别整理归档。

档案保管制度

为了维护档案的完整与安全，防止档案损坏，最大限度地延长使用寿命，特制定档案保管制度。

一、档案保管要贯彻“以防为主、防治结合”的原则，要有适宜保存档案的库房、密集架、厨具，并有切实可行的档案“九防”（防火、防盗、防潮湿、防尘、防强光、防虫、防高温、防污染、防鼠）措施，库房内温度要争取控制在摄氏14—24度之间，相对湿度控制在45%—65%之间。

二、库房内物品摆放整齐，密集架要注意保养、维护，其它物品，做到专室专用。

三、库房内应使用人工照明电源，不宜使用荧光灯，以减少紫外线对档案的损害。

四、提高警惕，加强保密观念，出入库房要注意关门落锁，下班前要将门窗、照明及其它设备全部关闭。

五、保持档案库房的清洁卫生，按时记录库房内温湿度，定期检查、补充杀虫灭菌药物。

六、对室藏档案要定期进行检查、核对做到帐实相符。对字迹褪变、破损的档案，应及时进行修补和复制。

七、要建立全宗卷(主要有立卷说明、全宗介绍、分类方案、检查记录、交接凭证等)，以便于对全宗卷内档案的管理。

档案保密制度

一、档案工作人员要认真贯彻执行《保密法》和《保密守则》，保证档案的安全。

二、凡查阅密级档案者，必须经分管领导批准，并按划密规定掌握使用，严格控制保密范围。特殊情况必须复制和摘录的，须经分管局长批准。复制和摘录内容不得超出局长批准的范围和条款，用后随时收回、销毁。

三、档案人员对案卷内容不准随意谈论或摘录外传，不准以通信或其他任何方式泄漏档案机密。

四、档案工作人员不得随意将档案带出档案室或档案库房。

五、工作中形成的带字迹的废纸，不得随意乱丢，应集中存放、销毁。